Le 02/03/2023
DBF Audit
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CRÉATEUR D'ENTREPRISE : QUELLE SOLUTION INFORMATIQUE DE GESTION ?
QUEL EST LE PREMIER IMPÉRATIF "COMPTABLE" DU CRÉATEUR ?
Le créateur doit dès le démarrage de son activité avoir unsuivi de son Chiffre d'affaires (c'est à dire suivre l'état de sa facturation, de ses encaissements).
Même pour une TPE ayant un petit volume de facturation, par exemple pour une activité de prestations de conseil émettant 4 à 5 factures par mois, ne faites pas ou plus de saisie sur EXCEL. On ne peut désormais que conseiller au créateur de s'équiper de logiciels dédiés aux TPE ayant plusieurs applications : réalisation de devis, factures, suivi des paiements mailing...
En effet, un logiciel dédié évite les problèmes engendrés par un formalisme quelconque : le risque de perdre ou d'écraser un fichier Word ou Excel, le risque lié au manque de mentions obligatoires (pénalité = 15€ par mention manquante ou inexacte et par facture sur les 3 derniers exercices...), le manque de visibilité sur l'activité et les règlements clients (tableaux de bord).
QUELS LOGICIELS CHOISIR ?
Les logiciels tels CIEL ou EBP, les plus courants, sont faciles d'utilisation, moyennant une petite formation. Par ailleurs, leur coût est raisonnable (+/-300 €).
Il existe aussi des logiciels « métiers » par exemple : Coiffeur, Carrossier, Bar etc....
Le choix de notre cabinet comptable est le logiciel FACTURATION RAPIDE de l'éditeur RCA.
Ce logiciel de facturation présente les avantages suivants :
- Confort et simplicité d'utilisation = logiciel intuitif et facile à prendre en main
- Modélisation des documents de ventes simplifiée = rien de compliqué pour mettre les devis et factures aux couleurs de l'entreprise
- Gestion des bases articles et clients = par importation ou saisie manuelle, les éléments paramétrés serviront à établir plus rapidement les devis et les factures
- Simplification des tâches de facturation = insertion des clients et des articles directement dans le devis, transfert du devis en facture automatique, simple clic pour gérer les règlements...
- Analyse de l'activité sous forme de tableau de bord = en fonction des éléments établis, le logiciel met à jour automatiquement une synthèse de l'activité (Chiffre d'affaires, marges, échéances impayées...)
- Export des écritures comptables = suite à l'accompagnement pour le paramétrage des postes comptables, un export des écritures peut être fait en quelques clics
- Fiabilité de la facturation et respect des obligations administratives = après vérifications des mentions obligatoires en fonction de l'activité suite au paramétrage personnalisé, les documents de ventes sont conformes aux règles fiscales.
MAIS LA COMPTABILITÉ NE S'ARRÊTE PAS À CE STADE ?
En effet, quelle que soit la solution de facturation, le créateur doit décider s'il externalise ou non sa comptabilité.
Si le chef d'entreprise décide de conserver la comptabilité chez lui, on couplera le logiciel de facturation à un logiciel comptable. Le choix de DBF s'est porté sur le logiciel Isacompta de l'éditeur AGIRIS Groupe ISAGRI. Un lien entre les deux se fera automatiquement. Un certain nombre de tâches sont faites dans le logiciel de facturation et « traduites » dans le logiciel comptable sans aucune connaissance particulière.
La finalisation de la comptabilité pourra ensuite être réalisée par DBF chez le client ou au Cabinet.
Si la décision est d'externaliser la comptabilité, les opérations saisies sur EXCEL ou sur son logiciel de facturation sont transmises au cabinet comptable qui les intégrera dans son outil comptable sans ressaisie.
Enfin, autre choix, le chef d'entreprise souhaite partager en temps réel sa comptabilité avec le cabinet comptable. Pas de problème pour DBF.
La solution « on line » est idéale. Via Internet le client consulte sa comptabilité et transmets par email au cabinet comptable les données de ses ventes. Celles-ci sont intégrées par le cabinet. L'entreprise peut ainsi à tout moment, de n'importe où, consulter sur le Net sa comptabilité sur son dossier partagé et sécurisé. C'est ce que l'on appelle le travail collaboratif.
Cette solution permet de contrôler et maîtriser au quotidien tous les indicateurs vitaux de l'entreprise.
ET POUR L'AVENIR ?
Au fil du temps, l'entreprise va peut-être s'agrandir, se structurer, ses besoins en termes de gestion administrative vont évoluer ?
Le dirigeant adaptera ses outils de gestion comptables avec son cabinet comptable. À chacun d'étudier avec son interlocuteur spécialiste, comme DBF, la solution adaptée à son entreprise en sachant, bien entendu, que ces solutions vont évoluer avec l'entreprise.
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