On a coutume de dire que l’original vaut toujours mieux que la copie mais, dans ce cas, la dématérialisation des factures est certainement l’exception qui confirme la règle. Plus commode, plus économique, plus écologique et surtout tout aussi valable juridiquement que la facture originale sur papier, sa copie dématérialisée multiplie les avantages… à condition toutefois de respecter quelques règles pour la produire et la conserver.
La copie numérique fiable : les évolutions règlementaires
Depuis une dizaine d’années, l’État comme l’Union européenne actionnent tous les leviers à leur disposition pour accélérer le passage à la facture électronique. Celle-ci est en effet considérée comme un instrument important de compétitivité et de bonne gestion pour les entreprises, mais aussi comme un puissant outil dans la lutte contre les fraudes fiscale et sociale. Outre les obligations progressives d’utiliser la facture électronique (vis-à-vis du secteur public depuis le 1er janvier 2020 et pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA d’ici le 1er janvier 2025), un certain nombre de textes détaille et encadre les modalités pratiques de la facturation électronique.
Parmi ceux-ci, l’arrêté du 22 mars 2017 précise comment réaliser une copie électronique à valeur probante d’une facture papier. Plutôt que de copie, le législateur préfère d’ailleurs parler de « transfert » pour bien souligner que l’opération confère au duplicata électronique obtenu la même valeur qu’à son original sur papier. Du point de vue juridique, cet arrêté du 5 décembre 2016 n'est que l'application concrète en droit fiscal du décret 2016-1673 pris en application de l’article 1379 du Code civil, qui instaure l’équivalence entre les documents sur support électronique et les écrits sur support papier. Pour obtenir cette équivalence, la copie numérisée doit toutefois pouvoir démontrer qu’elle est fidèle « en image et en contenu » à l’original.
Pour cela, le procédé de reproduction ne doit causer aucune altération. Les couleurs devront être scrupuleusement respectées (pas de scanner en noir et blanc, donc), la résolution devra être suffisamment précise (en pratique, un minimum de 300 dpi est recommandé), l’éventuelle compression du fichier ne devra occasionner aucune perte, et aucune retouche ne devra être apportée au document, même dans l’intention louable d’en améliorer la lisibilité. C’est pour cette raison que Yooz réalise deux copies, l’une, parfaitement fidèle, uniquement destinée à l’archivage, et l’autre, traitée pour optimiser la reconnaissance de caractères (OCR), qui sera utilisée dans les processus de gestion.
Une fois la facture numérisée dans les formes, il faut la conserver, et, en général, pour longtemps. Pour répondre aux éventuelles demandes de l’administration fiscale, les factures doivent être archivées six ans, mais c’est un minimum car il est recommandé d’être attentif aux nombreux cas particuliers liés à la nature de la transaction, au produit ou service acheté, et au secteur d’activité. Le règlement des litiges commerciaux, par exemple, peut nécessiter une conservation plus longue de dix ans. Pour garantir durant toute cette période l’intégrité, la lisibilité et l’interopérabilité de la facture archivée, l’arrêté du 22 mars 2017 prévoit que seuls les formats PDF et le PDF/A-3 conformes à la norme ISO 19005 pourront être utilisés. En outre, le texte précise que la copie devra être assortie, au choix, d'un de ces procédés techniques garantissant l'intégrité de ces fichiers dans le temps :
1. Un cachet serveur fondé sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*);
2. Une empreinte numérique;
3. Une signature électronique fondée sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*) ou d’un dispositif de sécurité équivalent délivré par une autorité agréé : on identifie la personne qui a réalisé (ou est responsable) de la copie ;
4. Chaque fichier doit être horodaté.
La copie numérique fiable : comment être conforme ?
Les solutions de dématérialisation spécialisées les plus avancés génèrent automatiquement ces différents éléments au moment de la numérisation des factures de façon complètement transparente et sûre pour l’entreprise. Yooz Protect va même au-delà des spécifications de l’administration fiscale puisqu’il utilise des certificats RGS**.
Quant au système d’archivage lui-même, il doit garantir durablement l’authenticité du document (il n’a pas été remplacé), son intégrité (il n’a pas été modifié) et sa lisibilité (il reste intelligible pour un être humain), et en permettre si besoin la consultation. Un simple stockage, même sur un support dédié et sécurisé, ne suffit pas. Il faut impérativement recourir à un système d’archivage électronique (SAE) tel que la norme NF Z42-013 le décrit par exemple. Le SAE s’appuie en particulier sur une technologie non réinscriptible (Write Once Read Many, WORM), gère et encadre très strictement les accès aux documents, et réalise des contrôles réguliers (d’accès, d’intégrité, de sauvegarde, de redondance) selon des procédures documentées et enregistrées. Pour remplir toutes les conditions requises, les solutions d’archivage peuvent être relativement coûteuses, et c’est pourquoi l’arrêté du 22 mars 2017 mentionne explicitement la possibilité de la confier à un tiers spécialisé.
Pour finir, l’ensemble du processus de numérisation et d’archivage doit être détaillé dans une documentation spécifique et tenue à jour, et régulièrement contrôlé pour s’assurer que les exigences réglementaires sont bien satisfaites.
Bien que tout ceci puisse paraître relativement lourd et complexe, une solution de dématérialisation qui intègre toutes les étapes, permet à l’entreprise de s’en affranchir et de profiter en toute sérénité de la fin des factures papiers : un processus « procure-to-pay » plus rapide, plus fiable et plus efficient, des données comptables plus complètes et à jour, des risques maîtrisés, et des archives enfin rangées et accessibles.
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