Circuit d'approbation des factures d’achat : comprendre l'intérêt de son automatisation
La dématérialisation a transformé en profondeur la façon dont les entreprises génèrent, gèrent et suivent leurs documents comptables, avec des bénéfices indéniables en termes de coût et de productivité.
L’automatisation de la comptabilité et en particulier, l'automatisation du circuit d'approbation des factures possède de nombreux atouts. Au sein de cet article, nous expliquerons les notions essentielles pour comprendre les enjeux autour de l'automatisation du circuit d'approbation des factures et sa crucialité dans le cadre de la transformation digitale d'un service comptable et financier.
Approbation des factures : pourquoi ?
Une facture d’achat est un document juridique obligatoire qui atteste d’un contrat commercial conclu entre une entreprise et son fournisseur. En acceptant une facture, le client s’engage en son nom à la régler, au plus tard, à la date d'échéance inscrite sur le document.
Ce processus d’approbation peut sembler anodin, au point qu’il est parfois sous-estimé. Pourtant, il présente de nombreux intérêts pour l’entreprise, à condition d’être effectué de manière rigoureuse.
Tout d’abord, la validation des factures permet de se prémunir contre le risque d'erreur. Faute de frappe, décalage de virgule, oubli d’une mention obligatoire puis révision trop rapide de chaque élément, champ de la facture… Personne n’est à l’abri d’une négligence qui peut avoir un impact sur la validité juridique du document ou sur le prix du produit ou service acheté.
Une petite erreur lourde de conséquences, puisqu’elle peut affecter la relation de la société avec son fournisseur : c’est notamment le cas si elle accepte une facture dont le montant est plus élevé que prévu, et demande ensuite à la modifier. À l’inverse, une entreprise réactive qui fait état de l'erreur immédiatement à ses fournisseurs sera très bien perçue par ces derniers.
Dernier point et pas des moindres : l’approbation des factures d’achat permet de réduire le risque de fraude. En effet, un tel processus octroie aux factures un caractère définitif, empêchant toute modification ultérieure. En passant par plusieurs personnes, l'approbation amoindrit d'autant plus les risques de fraudes. En contrepartie, il est indispensable de s'assurer de l'exactitude des informations contenues dans chaque document, en amont de sa validation définitive.
Qu’est-ce qu’un circuit d'approbation des factures d’achat ?
Un circuit d'approbation des factures est un ensemble d’étapes qu’une entreprise suit pour payer une facture. Aussi appelé « workflow », ce système de contrôle permet de fluidifier la circulation et la modification des données échangées dans le cadre de la validation des documents comptables, mais aussi d’empêcher les paiements non autorisés. La facture est, dans un premier temps, reçue puis vérifiée. Elle est ensuite rapprochée du bon de commande, avant d’être réglée.
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Dans le cadre de notre futur webinar en février sur la thématique de l’inflation, nous recherchons un intervenant pour présenter à nos côtés.
Voici quelques détails sur ce que nous imaginons présenter :
L’objectif de ce webinar est de montrer que l'automatisation complète du processus P2P est une brique essentielle pour freiner les effets de l’inflation car elle agit sur un des postes de coûts de la chaîne Achats. Elle permet aux organisations une réduction des coûts opérationnels de gestion des factures, elle garantit une vision claire de la situation financière de l’entreprise grâce à un accès en temps réel aux données comptables et elle consolide des relations pérennes avec les fournisseurs.
Nous ferons un état des lieux du phénomène d’inflation dans le monde et plus spécifiquement au Luxembourg, en Suisse et en Belgique.
N'hésitez pas à prendre contact avec nous sur la plateforme ou sur info@eu.getyooz.com
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